Bỏ túi 8 bước làm thủ tục xuất nhập khẩu – đọc xong hiểu ngay

Có rất nhiều người gặp khó khăn khi công ty, doanh nghiệp của họ bắt đầu nhập, xuất lô hàng đầu tiên nhưng không biết làm thủ tục xuất nhập khẩu ra sau, từng bước như thế nào, mục đích của những bước này là gì. Nếu bạn cũng nằm trong số những người nói trên, bài viết này chính xác là dành cho bạn. Trong khuôn khổ một bài viết, không thể giải thích tất cả những thuật ngữ, quy tắc và rủi ro gặp phải khi làm thủ tục hải quan. Do đó, bài viết sau đây sẽ tập trung tóm gọn những bước cơ bản nhất để làm thủ tục nhập khẩu một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất. 

Chuẩn bị chứng từ hàng hóa nhập khẩu

Đây là bước đầu tiên nhưng lại rất quan trọng trong quy trình làm các thủ tục quy trình hải quan nhập khẩu nói riêng và thủ tục xuất nhập khẩu nói chung. Nếu làm tới bước này, hành trình nhập khẩu trở về sau của bạn sẽ trơn tru và đơn giản hơn nhiều. Kể cả trong quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu, bạn cũng phải làm bộ chứng từ. Với thủ tục nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị một bộ chứng từ bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương bao gồm: 

• Hóa đơn thương mại
• Chi tiết đóng gói
• Vận đơn đường biển
• Chứng nhận xuất xứ
• Chứng nhận chất lượng, v..v 

Tuy nhiên, bạn cần phải lưu ý kiểm tra tính hợp lệ, chuẩn xác, đầy đủ của chứng từ ngay khi chúng là file mềm. Trong bước này, bạn phải hết sức cẩn trọng và tập trung. Nếu có chỗ nào chưa hợp lý cần chỉnh sửa ngay để tránh rắc rối về sau. 

Chuẩn bị chữ ký số và đăng ký với Tổng cục Hải quan

Để có thể làm thủ tục xuất nhập khẩu, doanh nghiệp của bạn cần một chữ kỹ số. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số khác nhau. Do đó, bạn có thể tạo cho công ty mình rất nhanh gọn và tiện lợi. Sau đó, công việc của bạn chính là đăng ký chữ ký số này với Tổng cục hải quan. Tuy nhiên công việc này khá phức tạp, bạn có thể thuê dịch vụ làm hoặc tự làm sau khi nghiên cứu kỹ các bài hướng dẫn riêng mục này.

Thực hiện cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Ở bước này, bạn tiến hành chọn cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS tại những công ty, đơn vị đã được công nhận và đủ điều kiện khai báo hải quan. Những công ty được biết đến nhiều nhất là: Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn; Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT; Công ty cổ phần Softech.

Ngoài cách hay dùng là khai báo tại các công ty đã được Tổng cục hải quan công bố đạt chuẩn nói trên. Bạn còn có thể khai báo miễn phí tại phần mềm do Tổng cục hải quan cung cấp. Thậm chí bạn hoàn có thể chủ động xây dựng phần mềm  để sử dụng tại đơn vị. Tuy nhiên, phần mềm cần phải tuân thủ theo tiêu chí mà Tổng cục hải quan đã đề ra.

Tiến hành đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Bạn cần lưu ý không phải bất cứ hàng hóa nào cũng cần kiểm tra chuyên ngành. Do đó, nên tìm hiểu kĩ các thông tin về mặt hàng của mình. Điều này sẽ giúp bạn tránh mất chi phí không đáng trong thủ tục xuất nhập khẩu. Kiểm tra chuyên ngành có thể là: an toàn thực phẩm, kiểm dịch y tế, kiểm dịch động vật, kiểm tra xem mặt hàng đó có vi phạm về văn hóa, về chất lượng hay không. Tùy theo từng loại hàng mà có những hình thức kiểm tra chuyên biệt.

Bắt đầu khai và truyền tờ khai hải quan

Khai hải quan được thực hiện trên phần mềm đã sử dụng để khai báo hải quan ở bước 3. Bạn tiến hành nhập thông tin vào tờ khai sau khi đã nhận giấy báo vận chuyển. Ở bước này bạn vẫn cần cẩn trọng và nhập chính xác thông tin vào các ô khai thông tin trên phần mềm. Bởi có một số thông tin nếu sai sẽ không chỉnh sửa lại được nữa. Bắt buộc bạn phải hủy bỏ tờ khai này.

Sau khi khai xong, bạn tiến hành truyền tờ khai hải quan. Hệ thống lúc này sẽ tự động phân luồng tờ khai của bạn:

– Luồng xanh: đã thông quan, nộp thuế và đến hải quan hoàn tất thủ tục

– Luồng vàng: hải quan cần kiểm tra hồ sơ giấy

– Tờ khai luồng đỏ: hải quan cần kiểm tra cả hồ sơ giấy và hàng hóa.

Lấy lệnh giao hàng

Bạn cần nhận lệnh giao hàng từ các công ty vận chuyển. Lệnh này được phát hành ra cho chủ hàng có thể nhận hàng từ cảng, kho giữ hàng. Nếu không nhận lệnh giao hàng thì bạn sẽ không được trả hàng đâu nhé. Bạn cần lưu ý những thông tin viết trên lệnh giao hàng để nhận hàng chính xác. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục xuất nhập khẩu. Đặc biệt, bạn cần chú tâm các mức phí lưu hàng, giữ hàng tại kho, cảng.

Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Cần phải xác định tờ khai của bạn thuộc luồng xanh, luồng đỏ, hay luồng vàng. Với luồng xanh bạn chỉ cần in tờ khai từ phần mềm ra và mang đến là xong xuôi. Ngoài ra, bạn có thể in bộ hồ sơ như ở luồng vàng để tránh trục trặc hoặc sự cố bất ngờ. Đặc biệt với luồng đỏ vì Cục hải quan kiểm tra cả hồ sơ lẫn hàng hóa. Do đó, bạn cần chuẩn bị đồng thời cả hồ sơ như và chứng từ kiểm tra hàng hóa. 

Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Đi tới bước này là bạn đã hầu như hoàn tất toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu hàng quá. Tại đây, cũng phân chia theo từng luồng nói trên để làm những công việc cụ thể. Sau khi hoàn tất thủ tục tại chi cục hải quan, bạn sẽ nhận được giấy thông quan. Bạn đem theo lệnh và giấy thông quan vào kho, cảng rồi tiến hành lấy hàng là xong. 

Quy trình làm thủ tục xuất nhập, thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ hay từng bước trong những thủ tục nói trên đều gây ít nhiều khó khăn cho người mới làm. Nếu cần bất kỳ hỗ trợ nào hoặc cần dịch vụ làm thủ tục này, hãy liên hệ về Pakago tại hotline Hà Nội: 0353 555 247 / HCM: 0886 788 247 hoặc email [email protected] để được tư vấn.