Fulfillment – Dịch Vụ Hoàn Tất Đơn Hàng

Fulfillment, hay dịch vụ hoàn tất đơn hàng, là quy trình đơn giản là từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay họ. Quá trình này bao gồm việc lấy hàng, nhập kho và đóng gói sản phẩm, sau đó vận chuyển đến địa chỉ của khách hàng theo thời gian đã hẹn. Fulfillment thực hiện các công việc liên quan đến quản lý kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển, giúp đảm bảo sản phẩm được giao đến khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tìm hiểu về Fulfillment

Dịch vụ fulfillment đang trở nên ngày càng phổ biến nhờ vào sự bùng nổ của thương mại điện tử. Thực tế, hầu hết các giao dịch thương mại hiện nay đều được “internet hóa”, làm cho quá trình mua bán trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn. Điều này dẫn đến một sự tăng đáng kể trong số lượng đơn hàng, ví dụ như Amazon xử lý trung bình 35 đơn hàng mỗi giây và đòi hỏi một quản lý kho bãi tối ưu để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tận dụng xu hướng này cho việc kinh doanh, sự linh hoạt và tính kịp thời của ngành vận tải giao nhận và chuỗi cung ứng trở thành điều cần thiết. Vì vậy, dịch vụ hoàn tất đơn hàng (fulfillment) đã xuất hiện như một yếu tố không thể thiếu, với những ưu điểm vượt trội, hứa hẹn sẽ là một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ Fulfillment dành cho ai?

Mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử hoặc cá nhân kinh doanh trực tuyến trên các mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử như Amazon, Shopify, Lazada, Tiki… đều có thể tirnh dụng dịch vụ fulfillment như một giải pháp quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng hiệu quả.

Tùy thuộc vào quy mô và nguồn lực có sẵn, người bán hàng có thể lựa chọn giữa các hình thức fulfillment sau:

In-house fulfillment

In-house fulfillment, hay còn được gọi là self-fulfillment, là một phương pháp mà công ty tự mình sở hữu và quản lý kho hàng, cũng như tự thực hiện các công đoạn liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý và hoàn tất đơn hàng. Loại hình này thích hợp cho hai loại doanh nghiệp:

• Các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nguồn lực và ngân sách đủ lớn để sở hữu và vận hành kho hàng riêng, cũng như thuê một lượng lớn nhân viên để quản lý kho và xử lý các đơn hàng. Tuy nhiên, để áp dụng phương thức in-house fulfillment, các doanh nghiệp cần phải thiết lập và hoàn thiện các quy trình làm việc liên quan đến fulfillment để tránh tình trạng hỗn loạn trong quản lý hàng hóa và tình trạng đơn hàng chậm trễ, gây không hài lòng cho khách hàng.
• Các doanh nghiệp mới thành lập (start-up) với số lượng khách hàng và đơn hàng còn ít, nên có thể tự mình quản lý kho bãi, xử lý và giao nhận hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp start-up phát triển và có nhiều đơn hàng hơn, thì phương thức self-fulfillment sẽ không còn phù hợp nữa.

Dropship

Dropshipping là một phương thức kinh doanh mà người bán hàng không phải sở hữu hàng hóa mà họ bán. Thay vào đó, họ liên hệ với nhà cung cấp và khi có đơn hàng từ khách hàng, họ chuyển thông tin đơn hàng và địa chỉ của khách hàng cho nhà cung cấp, người sau đó sẽ gửi hàng trực tiếp đến khách hàng. Phương thức này thường được thực hiện thông qua các trang thương mại điện tử như Aliexpress, Shopify, Amazon, và nhiều nền tảng khác.

Dropshipping rất phù hợp với những người muốn bán nhiều loại sản phẩm mà không muốn đầu tư vào việc sở hữu và quản lý kho hàng, cũng như các hoạt động liên quan đến xử lý hàng hóa. Thay vào đó, họ tập trung vào việc tiếp thị và xây dựng uy tín thương hiệu của mình. Tuy nhiên, mặc dù có nhiều lợi ích, dropshipping cũng có những rủi ro, đặc biệt là từ chất lượng của nhà cung cấp. Nếu không cẩn thận trong việc lựa chọn nhà cung cấp, người bán có thể mất khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.

Outsourced Fulfillment

Outsourced Fulfillment, hay còn gọi là dịch vụ hoàn tất đơn hàng được thuê ngoài, là một hình thức mà người bán hàng hoặc doanh nghiệp sử dụng dịch vụ từ các công ty fulfillment bên ngoài. Các công ty fulfillment này thường thực hiện mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa, bao gồm lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, giao hàng và thu hộ tiền thanh toán thay cho người bán hàng.

Trong mô hình này, công ty fulfillment sẽ đảm nhận trách nhiệm cho tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển, kể cả khi có vấn đề phát sinh. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho người bán hàng, bao gồm cả chi phí lưu kho và tiền công thuê nhân viên, và giảm bớt công sức phải bỏ ra cho các hoạt động trước và sau khi xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng thuê ngoài cũng có nhược điểm, bao gồm việc người bán hàng không thể can thiệp vào quá trình quản lý hàng hóa, dẫn đến một số lo ngại về cách thức xử lý của công ty dịch vụ.

Quá trình dịch vụ Fulfillment diễn ra như thế nào?

Quy trình dịch vụ Fulfillment diễn ra theo các bước cụ thể sau:

• Nhận hàng từ người bán hàng: Nhân viên của công ty dịch vụ Fulfillment đến địa điểm của người bán hàng để nhận hàng về lưu kho.
• Lưu kho và quản lí tồn kho: Sau khi nhận hàng, hàng hóa được lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho hàng. Công ty Fulfillment sẽ thường xuyên kiểm tra và cập nhật lượng nhập – xuất của hàng hóa để đảm bảo hàng luôn sẵn sàng và đúng thời điểm.
• Xử lý đơn hàng: Quá trình xử lý đơn hàng được chuẩn hóa và tự động hóa từ email xác nhận đơn hàng cho khách hàng, tiến hành lấy hàng từ kho, kiểm tra tính nguyên vẹn của sản phẩm, và đưa hàng đến bộ phận đóng gói. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính hiệu quả của quá trình.
• Giao hàng và thu tiền: Công ty Fulfillment đảm bảo giao hàng đến địa chỉ và thời gian đã hẹn với khách hàng. Nếu cần, họ cũng thu tiền hộ từ khách hàng theo yêu cầu của người bán hàng.
• Xử lí các yêu cầu sau bán hàng: Công ty Fulfillment tiếp nhận và xử lý các yêu cầu sau bán hàng như trả hàng hoặc đổi hàng theo chính sách của người bán hàng, đồng thời đảm bảo cân đối quyền lợi của khách hàng và giảm thiểu thiệt hại cho người bán hàng.

Vai trò khi sử dụng dịch vụ Fulfillment với doanh nghiệp

Sử dụng dịch vụ Fulfillment mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Quản lý và giảm chi phí tồn kho

Fulfillment giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách thuê kho bãi với mức giá ưu đãi hơn so với việc tự mở hoặc thuê kho. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng về chi phí kho bãi, bao gồm cả chi phí nhân viên và các chi phí duy trì hàng tháng.

Cân bằng lợi ích người bán và sự hài lòng của người mua

Fulfillment đảm bảo giao hàng đúng hẹn và đúng số lượng, giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Việc này giúp người bán hàng thu được lợi nhuận mà không cần phải lo lắng về việc xử lý và giao hàng, trong khi người mua cảm thấy hài lòng khi nhận được hàng đúng hẹn.

Bán hàng xuyên biên giới

Dịch vụ Fulfillment cung cấp cho doanh nghiệp cơ hội mở rộng hoạt động kinh doanh ra nước ngoài một cách dễ dàng hơn. Bằng cách sử dụng các chi nhánh của Fulfillment tại các quốc gia khác, doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường và tăng cơ hội kinh doanh trên quy mô quốc tế.

Tóm lại, việc sử dụng dịch vụ Fulfillment không chỉ giúp quản lý và giảm chi phí tồn kho mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi và tối ưu hơn cho doanh nghiệp. Điều này giúp tăng cường hiệu suất và lợi nhuận, đồng thời mở ra cơ hội mở rộng kinh doanh trên cả quy mô quốc tế.